メールの返事が来ないのはあなたのせい?:意外と知られていない6つの書き方(例文付き)

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返事がもらえるメールの書き方

メールの返事が来ない!
メールの便利さは今更言うまでもありませんが、
うまく使いこなせないと

「あの人はいつも返事をくれない」
「返事が来なくて、話が進まない!」

といったことになりがち。

なんで返事をくれないの!?

とイライラしがちですが、もしかしたら、返事が来ないのは、あなたの書き方も原因かもしれません。
というわけで、今回は、返事がもらえるメールの書き方をテーマにしたいと思います!

返事がもらえるメールの書き方:4つのステップで考えよう!

返事がもらえるメールの書き方を考える前に、まずメールを読む方の立場になって考えてみましょう。
メールを受け取った相手が次の4つのステップをクリアして、はじめてあなたのところに返事が届きます。

ステップ1)あなたのメールを開ける
ステップ2)あなたのメールを最後まで読む
ステップ3)あなたのメールにどう返事するか考える
ステップ4)あなたのメールに返事を書いて送る

なかなか返事がもらえない相手は、一体上記のどこで止まってしまっているのでしょうか?
そしてそれぞれの対処方法は?

 

返事がもらえるメールの書き方:まずメールを開けてもらうには?

メールの返事をもらうためには、当然ですが、まずメールをクリックして開いてもらわなければ始まりません。
山のようなccメール、メルマガ、迷惑メール、、、そういったものに埋もれてしまわないようにするには、タイトルが勝負です。

 

返事がもらえるメールの書き方のコツ1):一目でわかるタイトルをつける

下記のタイトル、あなたならどのメールから開きますか?

 


1)「ご相談」
2)「ご相談(田村)」
3)「佐藤部長に急ぎのご相談です(田村)」
4)「佐藤部長:お見積りの件で急ぎのご相談です」
5)「佐藤部長:島田機械の見積もり15万円で良いでしょうか(急ぎ)(田村)」
6)「佐藤部長:島田機械の見積もり15万円でOK?今日中(4/15)(田村)」


後になるにつれ、どんどん具体的になっていますね。
6)だったら、佐藤部長もすぐに開けてくれるのではないでしょうか?

ポイントとしては、
・自分宛であることが、宛先アドレスを見なくてもわかる
・誰からの相談かが、発信者アドレスを見なくてもわかる
・内容がほぼわかる
・期限がわかる
・自分の取るべきアクションがわかる

などが挙げられます。

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また、社内で仲のいい相手であれば、

 

「島田機械の見積もり15万円で良いか悩んでるどうしよう」

と、「思わず助けたくなる」文面にするのもありですし、

 

「クイズ:田村は島田機械の見積もりをいくらにしたでしょうか?」

なんて書いてあったら、これはもう開けたくてたまらなくなりますね!

 

返事がもらえるメールの書き方のコツ2):元気がもらえるように書く

メールの差出人を見ただけで見たくないメールってありますよね。
それはいつも自分にダメ出しばかりする上司かもしれません。
いつも面倒な仕事を頼んでくる隣の部署の人かもしれません。
いつもねちっこく嫌味な長いメールを送ってくる同僚かもしれません。

では、逆に、「早く読みたい!」と思うメールって、誰からのメールでしょうか?
プライベートなら、当然、意中の人からのメールでしょう。
仕事の場合でも、「嫌なヤツ」より「好きな人」からのメール。
「楽しくて元気がもらえるメール」を優先するのではないでしょうか。

逆に考えれば、あなたのメールを読んでもらうためには、
「あなたのメールはいつも楽しい!笑える!元気がもらえる!」と思ってもらえることが大事です。
これはリアルの人間関係とリンクしているので、なかなか難しくもありますが、
まずは「相手を元気にする」メールを書くことからやってみてはどうでしょうか?

 

例えば以下の二つのメール。
読んだ時、どちらの方が気持ちがいいでしょうか?
元気がもらえるでしょうか?

 

1)先月の田中さんのチームの売上をいただきましたが、この中で関西での売上分はいくらでしょうか。


2)先月の田中さんのチームの売上を送っていただき、ありがとうございました!!
この中で関西での売上分を知りたいのですが、教えていただけるでしょうか?

 

1)は何だか冷たい感じがします。
二人の関係性や書き手のキャラクターにもよりますが、メールでは感情が伝わりにくい分、丁寧に書きすぎると冷たすぎる感じがすることがままあります。

 

さすがにビジネスで絵文字を使うのはNGと思いますが、文末の記号ひとつ変えるだけでも、かなり様々なニュアンスや感情を伝えることができます。

 

よろしくお願いします。
よろしくお願いします!
よろしくお願いしますっ!
よろしくお願いします〜

 

それぞれ、読んだ感じが全然違いますよね。
必要に応じてうまく使い分けてみてください。

 

また、これはかなり難しいテクニックですが、「クスリとわらえる一言を入れる」のも効果的です。
「今回はどんな面白いことが書いてあるかな?」と思ったら読みたくなりますよね!

ただ、面白いことを言うのはかなり難しいし、長いジョークなども逆効果。
たまにP.S. でちょっとクスッと笑えるようなことを入れるぐらいからスタートすると良いかもしれません。ただし、これももちろん、相手を見て!お客様にはやめておきましょう笑

 

返事がもらえるメールの書き方のコツ3):ダラダラと書かない

さて、めでたくメールを開いてもらえたら、次は「最後まで読んでもらう」工夫をしておかなければなりません。


「うわっ長っ」
「うわっ漢字多い!」
「うわっ最初から叱言かよ!」

などと思ったら、最後までたどり着けず、最悪の場合は、見なかったことにされる可能性が大!

 

対策としては、
「うわっ長っ」
「うわっ漢字多い!」
「うわっ最初から叱言かよ!」
を避ければいいわけですから、

 

・要点を短く箇条書き
・適宜改行を入れるなど、レイアウトもある程度工夫する
・ネガティブな内容の場合も、冒頭は、ポジティブな内容から始める

といった工夫が考えられます。
レイアウトなどの見た目については、人気のあるメルマガの書き方なども参考になると思います。
メルマガは「読ませるための工夫」がちりばめられているわけですので!

 

返事がもらえるメールの書き方のコツ4):アクションを明確に

長いメールを読み終わって「で、結局何が言いたいの?」と思うこと、ありませんか?
これはダメなメールの典型です。
返事がもらえるためには、「相手にしてほしいこと」をシンプルに明確に書く必要があります。
これはメールの冒頭に書いてあるとより良いです。

 

(いい例)
島田機械さんの見積もりを作成したので、納期が短いので、7%増しの数字にしていますが、これで良いかどうかを●日までにお知らせいただけますか?
7%という数字の理由は…..


(悪い例)
島田機械さんの見積もりですが、先日先方に行った時、担当の方から納期の話が出ました。
どうしても7月中にということだったので、その場合料金が10%高くなるということを話したら、
それはちょっと難しいということで、色々交渉して、最終的に….


参考として読むだけでいいのか?
判断してほしいのか?
相手にとってほしいアクションを明確にしましょう。

 

返事がもらえるメールの書き方のコツ5):期限は具体的に分単位で。

いつまでにメールの返事がほしいか。
これは皆さんも書いている場合が多いと思います。
でも、

 

「今週中にお願いします」

 

と言われた場合、今週っていつまででしょうか?

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金曜日の夕方?
金曜日の24時?
でも、金曜にもらったら、次にその人が作業をするのは月曜日なのだから、月曜日の朝イチまでにあれば良いのかも?

これは締め切りが不明確ですね。

 

明確な期限を設けたいときは、

 

来週月曜日の朝9時までにお願いします。

 

などと時間まで書くほうが、正確ですよね。
さらにここに理由まで添えると、相手にも「それに間に合うようにしなきゃ」と強く思ってもらえます。

来週月曜日の朝9時までにお願いします。
(正午前にお客様に送付する必要があるため、月曜の午前中に完成させたいです)

 

返事がもらえるメールの書き方のコツ6):選択肢を具体的に提示する

あなたのメールを読み終わった相手は「ステップ3)あなたのメールにどう返事するか考える」まで無事進みました。
この「相手の判断」を以下に短く簡単にさせるかの黄金の方法をお教えしましょう。

 

それは、
「選択肢をなるべく具体的に提示する!」
です。
これは特に忙しい上司に効果的です。
あなたの「デキる度」のアピールにもなります。

 

下記のメールを比べて見ましょう。

 

「島田機械の見積もり書ができましたが、どうすれば良いですか?」

 

これを受け取った上司は長いメールを書かなければなりません。
これは億劫ですから、つい後回しにするなり、口頭で伝えようとしがちです。

 

では、もし下記のように書いてあったら?

 

島田機械の見積もり書ができましたが、どう進めましょうか?
1)田中課長から島田機械さんにメールで送る
2)田中課長の名前で私が郵送しておく(送付書つけます)
3)私の名前で島田機械さんにメールで送る
4)私の名前で私が郵送しておく
5)その他

 

メールを受け取った田中課長は
「2)でお願いします」
と一言言えばいいだけなので、すぐ返事を返してくれるのではないでしょうか。

 

以上、返事がもらえるメールの書き方のコツをお届けしました!

 

 

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