返事がもらえるメールの書き方
メールの返事が来ない！
メールの便利さは今更言うまでもありませんが、
うまく使いこなせないと
「あの人はいつも返事をくれない」
「返事が来なくて、話が進まない！」
といったことになりがち。
なんで返事をくれないの！？
とイライラしがちですが、もしかしたら、返事が来ないのは、あなたの書き方も原因かもしれません。
というわけで、今回は、返事がもらえるメールの書き方をテーマにしたいと思います！
返事がもらえるメールの書き方：４つのステップで考えよう！
返事がもらえるメールの書き方を考える前に、まずメールを読む方の立場になって考えてみましょう。
メールを受け取った相手が次の４つのステップをクリアして、はじめてあなたのところに返事が届きます。
ステップ１）あなたのメールを開ける
ステップ２）あなたのメールを最後まで読む
ステップ３）あなたのメールにどう返事するか考える
ステップ４）あなたのメールに返事を書いて送る
なかなか返事がもらえない相手は、一体上記のどこで止まってしまっているのでしょうか？
そしてそれぞれの対処方法は？
返事がもらえるメールの書き方：まずメールを開けてもらうには？
メールの返事をもらうためには、当然ですが、まずメールをクリックして開いてもらわなければ始まりません。
山のようなccメール、メルマガ、迷惑メール、、、そういったものに埋もれてしまわないようにするには、タイトルが勝負です。
返事がもらえるメールの書き方のコツ１）：一目でわかるタイトルをつける
下記のタイトル、あなたならどのメールから開きますか？
１）「ご相談」
２）「ご相談（田村）」
３）「佐藤部長に急ぎのご相談です（田村）」
４）「佐藤部長：お見積りの件で急ぎのご相談です」
５）「佐藤部長：島田機械の見積もり15万円で良いでしょうか（急ぎ）（田村）」
６）「佐藤部長：島田機械の見積もり15万円でOK？今日中（4/15）（田村）」
後になるにつれ、どんどん具体的になっていますね。
６）だったら、佐藤部長もすぐに開けてくれるのではないでしょうか？
ポイントとしては、
・自分宛であることが、宛先アドレスを見なくてもわかる
・誰からの相談かが、発信者アドレスを見なくてもわかる
・内容がほぼわかる
・期限がわかる
・自分の取るべきアクションがわかる
などが挙げられます。
また、社内で仲のいい相手であれば、
「島田機械の見積もり15万円で良いか悩んでるどうしよう」
と、「思わず助けたくなる」文面にするのもありですし、
「クイズ：田村は島田機械の見積もりをいくらにしたでしょうか？」
なんて書いてあったら、これはもう開けたくてたまらなくなりますね！
返事がもらえるメールの書き方のコツ２）：元気がもらえるように書く
メールの差出人を見ただけで見たくないメールってありますよね。
それはいつも自分にダメ出しばかりする上司かもしれません。
いつも面倒な仕事を頼んでくる隣の部署の人かもしれません。
いつもねちっこく嫌味な長いメールを送ってくる同僚かもしれません。
では、逆に、「早く読みたい！」と思うメールって、誰からのメールでしょうか？
プライベートなら、当然、意中の人からのメールでしょう。
仕事の場合でも、「嫌なヤツ」より「好きな人」からのメール。
「楽しくて元気がもらえるメール」を優先するのではないでしょうか。
逆に考えれば、あなたのメールを読んでもらうためには、
「あなたのメールはいつも楽しい！笑える！元気がもらえる！」と思ってもらえることが大事です。
これはリアルの人間関係とリンクしているので、なかなか難しくもありますが、
まずは「相手を元気にする」メールを書くことからやってみてはどうでしょうか？
例えば以下の二つのメール。
読んだ時、どちらの方が気持ちがいいでしょうか？
元気がもらえるでしょうか？
１）先月の田中さんのチームの売上をいただきましたが、この中で関西での売上分はいくらでしょうか。
２）先月の田中さんのチームの売上を送っていただき、ありがとうございました！！
この中で関西での売上分を知りたいのですが、教えていただけるでしょうか？
１）は何だか冷たい感じがします。
二人の関係性や書き手のキャラクターにもよりますが、メールでは感情が伝わりにくい分、丁寧に書きすぎると冷たすぎる感じがすることがままあります。
さすがにビジネスで絵文字を使うのはNGと思いますが、文末の記号ひとつ変えるだけでも、かなり様々なニュアンスや感情を伝えることができます。
よろしくお願いします。
よろしくお願いします！
よろしくお願いしますっ！
よろしくお願いします〜
それぞれ、読んだ感じが全然違いますよね。
必要に応じてうまく使い分けてみてください。
また、これはかなり難しいテクニックですが、「クスリとわらえる一言を入れる」のも効果的です。
「今回はどんな面白いことが書いてあるかな？」と思ったら読みたくなりますよね！
ただ、面白いことを言うのはかなり難しいし、長いジョークなども逆効果。
たまにP.S. でちょっとクスッと笑えるようなことを入れるぐらいからスタートすると良いかもしれません。ただし、これももちろん、相手を見て！お客様にはやめておきましょう笑
返事がもらえるメールの書き方のコツ３）：ダラダラと書かない
さて、めでたくメールを開いてもらえたら、次は「最後まで読んでもらう」工夫をしておかなければなりません。
「うわっ長っ」
「うわっ漢字多い！」
「うわっ最初から叱言かよ！」
などと思ったら、最後までたどり着けず、最悪の場合は、見なかったことにされる可能性が大！
対策としては、
「うわっ長っ」
「うわっ漢字多い！」
「うわっ最初から叱言かよ！」
を避ければいいわけですから、
・要点を短く箇条書き
・適宜改行を入れるなど、レイアウトもある程度工夫する
・ネガティブな内容の場合も、冒頭は、ポジティブな内容から始める
といった工夫が考えられます。
レイアウトなどの見た目については、人気のあるメルマガの書き方なども参考になると思います。
メルマガは「読ませるための工夫」がちりばめられているわけですので！
返事がもらえるメールの書き方のコツ４）：アクションを明確に
長いメールを読み終わって「で、結局何が言いたいの？」と思うこと、ありませんか？
これはダメなメールの典型です。
返事がもらえるためには、「相手にしてほしいこと」をシンプルに明確に書く必要があります。
これはメールの冒頭に書いてあるとより良いです。
（いい例）
島田機械さんの見積もりを作成したので、納期が短いので、７％増しの数字にしていますが、これで良いかどうかを●日までにお知らせいただけますか？
７％という数字の理由は…..
（悪い例）
島田機械さんの見積もりですが、先日先方に行った時、担当の方から納期の話が出ました。
どうしても７月中にということだったので、その場合料金が１０％高くなるということを話したら、
それはちょっと難しいということで、色々交渉して、最終的に….
参考として読むだけでいいのか？
判断してほしいのか？
相手にとってほしいアクションを明確にしましょう。
返事がもらえるメールの書き方のコツ５）：期限は具体的に分単位で。
いつまでにメールの返事がほしいか。
これは皆さんも書いている場合が多いと思います。
でも、
「今週中にお願いします」
と言われた場合、今週っていつまででしょうか？
金曜日の夕方？
金曜日の２４時？
でも、金曜にもらったら、次にその人が作業をするのは月曜日なのだから、月曜日の朝イチまでにあれば良いのかも？
これは締め切りが不明確ですね。
明確な期限を設けたいときは、
来週月曜日の朝９時までにお願いします。
などと時間まで書くほうが、正確ですよね。
さらにここに理由まで添えると、相手にも「それに間に合うようにしなきゃ」と強く思ってもらえます。
来週月曜日の朝９時までにお願いします。
（正午前にお客様に送付する必要があるため、月曜の午前中に完成させたいです）
返事がもらえるメールの書き方のコツ６）：選択肢を具体的に提示する
あなたのメールを読み終わった相手は「ステップ３）あなたのメールにどう返事するか考える」まで無事進みました。
この「相手の判断」を以下に短く簡単にさせるかの黄金の方法をお教えしましょう。
それは、
「選択肢をなるべく具体的に提示する！」
です。
これは特に忙しい上司に効果的です。
あなたの「デキる度」のアピールにもなります。
下記のメールを比べて見ましょう。
「島田機械の見積もり書ができましたが、どうすれば良いですか？」
これを受け取った上司は長いメールを書かなければなりません。
これは億劫ですから、つい後回しにするなり、口頭で伝えようとしがちです。
では、もし下記のように書いてあったら？
島田機械の見積もり書ができましたが、どう進めましょうか？
１）田中課長から島田機械さんにメールで送る
２）田中課長の名前で私が郵送しておく（送付書つけます）
３）私の名前で島田機械さんにメールで送る
４）私の名前で私が郵送しておく
５）その他
メールを受け取った田中課長は
「２）でお願いします」
と一言言えばいいだけなので、すぐ返事を返してくれるのではないでしょうか。
以上、返事がもらえるメールの書き方のコツをお届けしました！
